چگونگی وارد کردن مدت زمان باقیمانده فعالیت هاRemaining Duration

همانطور که به احتمال زیاد می دانید هدف از وارد نمودن مدت زمان باقیمانده Remaining Duration جهت تکمیل هر فعالیت این است که تخمین تاریخ تکمیل فعالیت های در حال اجرا در برنامه های کارگاهی که جهت استفاده کوتاه مدت (هفتگی، دو هفتگی و حتی ماهانه) در اختیار دست اندرکاران اجرای پروژه قرار می دهید به واسطه دید مناسب تری که از روند اجرا در طول پروژه کسب خواهید کرد به واقعیت های اجرای نزدیک تر باشد و با کمک آن بتوانید برنامه ریزی و ارزیابی عملکرد مناسب تری از پروژه انجام دهید. اما چگونگی وارد کردن مدت زمان باقیمانده جهت تکمیل فعالیت ها (Remaining Duration) یکی از مباحثی است که همواره در مراجع مختلف به صورت خیلی مختصر و ناقص به آن پرداخته شده است، توضیحات اکثر کتاب ها و تصور بیشتر فعالان حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه این است که پس از وارد کردن تاریخ شروع واقعی و درصد پیشرفت واقعی هر فعالیت باید مدت زمان باقیمانده جهت تکمیل آن را در ستون Remaining Duration وارد نمایند و بر این اساس به تخمین تاریخ تکمیل فعالیت دست پیدا کنند، که این شیوه بروز رسانی از نظر نگارندگان کتاب مناسب نمی باشد، روش درست و مناسب برای وارد نمودن مدت زمان باقیمانده جهت تکمیل هر فعالیت باید پس از Reschedule کردن برنامه بروزآوری شده و از طریق تغییر مدت زمان در ستون Duration نرم افزار انجام شود، تا به درستی تخمین پایان فعالیت تعیین گردد. لذا چنانچه در حال حاضر از روش های رایج پیشگفته (وارد کردن مدت زمان باقیمانده قبل از Reschedule) استفاده می نمایید و یا قصد استفاده دارید بدانید که با مشکلات زیر مواجه خواهید شد.

1- با توجه به روابط پیش نیازی و پس نیازی هر فعالیت لازم است پس از هر بروزآوری حتما برنامه را جهت استفاده موارد بعدی (برنامهریزی برای بازه زمانی آینده-Action plan) Reschedule نمایید، لذا چنانچه همزمان با بروزآوری فعالیت مدت زمان باقیمانده جهت تکمیل آن را وارد نمایید، پس از Reschedule نمودن برنامه تخمین های تاریخ تکمیل شما به واسطه زمان بندی مجدد تغییر خواهند کرد، که این تغییر منطقی در تاریخ های پایان فعالیت ها، با انتظارات شما در تضاد خواهد بود.

2- چنانچه قصد داشته باشیم پس از بروزآوری فعالیت، مدت زمان باقیمانده جهت تکمیل یک فعالیت را وارد نماییم این اشتباه ناخواسته به وجود خواهد آمد که مدت زمان باقیمانده را به بعد از تاریخ تخمینی فعالیت اضافه می کنیم و تاریخ بروز آوری را در نظر نخواهیم گرفت، همین موضوع باعث خواهد شد که فعالیت های که تاریخ پایان آنها چندین روز قبل از تاریخ بروز رسانی هستند به جلو کشیده نشوند و عملا برنامه ریزی نامناسبی صورت پذیرد.

3- فعالیت هایی که در حال تکمیل هستند به واسطه محاسبات نرم افزار در ستون Remaining Duration حاوی مقدار هستند، لذا برای کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه معمولا این ابهام پیش خواهد آمد که مدت زمان باقیمانده گفته شده توسط عوامل اجرایی پروژه باید با مدت زمان درج شده در این ستون جمع شود و یا باید همان مقدار را به عنوان مدت زمان باقیمانده در نظر گرفت.

نکته: همواره باید سعی کنید از عوامل اجرایی پروژه بجای ارائه مدت زمان باقی مانده جهت تکمیل فعالیت، تاریخ پایان تخمینی فعالیت را دریافت نمایید تا با تغییر دادن مقدار در ستون Remaining Duration به تاریخ پایانی مورد انتظار دست پیدا کنید. ضمنا مجددا تاکید می شود که نباید فراموش کرد که وارد کردن مدت زمان باقیمانده جهت تکمیل فعالیت باید پس از بروزرسانی پروژه و Reschedule کردن آن صورت خواهد پذیرفت.

نکته: بهتر است پس از دریافت تاریخ تخمینی تکمیل فعالیت از عوامل اجرایی پروژه بجای تغییر مقدار در ستون Remaining Duration، با تغییر دادن مقدار در ستون Duration تاریخ پایان را تنظیم نمود، چرا که ممکن است وارد کردن مقدار در این ستون باعث ایجاد ابهام شود و از طرفی فراخوانی تعداد زیادی از ستون های نرم افزار سبب شود تا از تغییرات قسمت گانت چارت غافل شوید.

نکته: چنانچه در حال حاضر بجای دریافت تاریخ تخمینی پایان فعالیت مدت زمان باقیمانده جهت تکمیل کار را دریافت می نمایید، بدانید که این مدت زمان را باید از تاریخ بروز رسانی در نظر بگیرید و نه هیچ تاریخ دیگری.

مطلب ویرایش نشده ای که در بالا خوندید تنها بخش مختصر و بدون سناریو از کتاب الکترونیکی "راهنمای روش های بروزآوری در پراجکت" است که بزودی منتشر خواهد شد.

⭕️ نقش های تیم های برنامه ریزی و کنترل پروژه در سیستم های پیمانکاری، مشاور و کارفرما

⭕️ چهار کاری که باید در زمان اختتام پروژه انجام دهید

استراتژی اجرای پروژه